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Friday, 12 November 2021 05:49

Travel Arrangements

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Traveling is an essential part of any businessEven with new communication technology business people have to travel much as it's particularly important to establish good face-to-face relations with partnerssuppliers and customers.

The top priority for business travelers is good organization of their business tripGenerallythat is the responsibility if a Secretary of a Personal Assistant.Travel arrangements involve booking tickets for a plane or traintransport to and from the airportbooking accommodationmaking appointments and arranging meetings.

The first thing which the secretary should do is to learn about the destination and the exact dates of the trip.The dates and times of all the journeyappointmentsmeetings and events should be listened carefully in the itinerary.She should be aware of the number of people who are going to travel and the budget allowed for the trip so that she could book tickets and hotel accommodation properlyMost businessmen prefer air travel as it saves timeCalling a travel agency and booking a package tour which combines air tickets and accommodation is a common practice when making travel arrangementsThe secretary should take care of the visaspassports and medical insurance in advance if travel arrangements are made without the involvement of a travel agency.

One more thing which is of great importance is the ability of the secretary to support her boss whenever needed when unexpected things happen.For examplewhen the flight is delayed or cancelledshe should be ready to make changes in the itineraryreschedule the appointments and meetingsinform the hotel about the problem.

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